I. CONSIDERACIONES.

La sociedad Vidrios Templados de Occidente S.A.S. en adelante VITOCSA, dentro de su compromiso por el respeto a la protección de datos personales, adopta la siguiente política de protección de datos personales dando cumplimiento a lo dispuesto en la Constitución
Política de Colombia, la ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 del 2013 y sus normas reglamentarias y complementarias. Esta política será aplicada a la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión de información y de todas aquellas actividadesque constituyan tratamiento de datos personales.

II. OBLIGATORIEDAD.

Esta política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los trabajadores, los (as) contratistas y terceros que obran en nombre de VITOCSA, o tienen vínculos de cualquier índole con ésta.

De conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, todos los trabajadores, deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones. En los casos que no existan vínculos laborales se deberá incluir una cláusula contractual para que quienes obren en nombre de VITOCSA o tengan vínculos de cualquier
orden con ésta, se obliguen a cumplir estas políticas.

III. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Razón Social: Vidrios Templados de Occidente S.A.S
NIT: 805.002.966-9
Domicilio: Calle 11ª #29B-289 Acopi, Yumbo (Valle del Cauca)
Teléfono: Teléfono: 6650564 ext 118
Correo electrónico: asistgerencia@vitocsa.com
Página Web: www.vitocsa.com

IV. DEFINICIONES.
Para efectos de la ejecución del presente documento y de conformidad con la normatividad legal, serán aplicadas las siguientes definiciones:  Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular de los datos personales para llevar a cabo el tratamiento de los datos personales.

– Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sean objeto de Tratamiento.

 Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.

– Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda identificar a una o a varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, número de identificación ciudadana,
dirección postal, dirección de correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud.

– Dato público: Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva. También se entenderá que todos los datos que estén contenidos en los
registros públicos tendrán esta misma naturaleza.

– Dato personal público: Toda información personal que es de conocimiento libre y abierto para el público en general.

– Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio.

– Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras o los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social.

– Dato sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).

 Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

-Oficial de protección de datos: Es la persona o área dentro de VITOCSA, que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales, bajo la orientación y lineamientos de la Gerencia.

– Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.

 Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la recolección y fines del tratamiento, entre otras cosas.

-Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

V. PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. El tratamiento de datos personales en VITOCSA se regirá bajo los siguientes

principios de manera armónica:

Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos: El tratamiento de datos personales que ejerce VITOCSA esta reglada y se rige por la ley estatutaria 1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y demás normatividad que las complementen, modifiquen o deroguen.

-Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legitima, la cual debe ser informada al Titular.

Principio de Libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimientoprevio, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser
obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandatos legal ojudicial que releve el consentimiento. No está permitido el consentimiento tácito del

Titular del dato.

– Principio de Temporalidad: Los datos personales se conservarán únicamente por el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento y las exigencias legales.

– Principio de Veracidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. No será efectuado el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

-Principio de Transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento,
en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

– Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones del presente manual, de la ley y la constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo
podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas
en la ley.

-Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de VITOCSA
se deberá operará con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley y en los términos de la misma.

VI. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS.
Los Titulares de datos personales tratados por VITOCSA, gozarán de los siguientes
derechos, y de aquellos que les otorgue la ley:
– Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. Estos derechos los pondránejercer, entre otros, frente a datos personales parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente
prohibido o no haya sido autorizado.

– Solicitar prueba de la autorización otorgada a VITOCSA salvo cuando se exceptúe
expresamente como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en
el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.

-Ser informado por VITOCSA o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

– Acceder en forma gratuita, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

– Solicitar la revocatoria de la autorización y/o supresión de sus datos personales,
mediante presentación de reclamo escrito de conformidad con el artículo 15 de la
ley 1581 de 2012.

VII. DEBERES DE LA SOCIEDAD VITOCSA
VITOCSA hará uso de los datos personales, solamente en cumplimiento de finalidades para las que encuentra debidamente facultada y autorizada previamente por el titular, o por la Ley en cumplimiento de sus funciones regladas.

VITOCSA como responsable o encargado del tratamiento de datos personales, cumple con los deberes y obligaciones previstas en el artículo 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012. En consecuencia, se deben obrar de tal forma que cumplan las
siguientes obligaciones:
7.1. Deberes de VITOCSA con respecto al titular del dato.
– Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la
respectiva autorización otorgada por el Titular.

– Informar de manera clara y suficiente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

– Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho
de habeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos
personales.

– Informar al Titular sobre el uso dado a sus datos personales.

– Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente política.

7.2. Deberes de VITOCSA respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad
de los datos personales.  Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en la presente política.

– Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.

 Actualizar la información cuando sea necesario.
 Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

7.3. Deberes de VITOCSA cuando se realiza el tratamiento a través de un
tercero.

– Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente los personales que está autorizado para suministrar a terceros.

– Garantizar que la información que se suministre al Encargado de Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

– Comunicar de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le hayan suministrado.

– Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

– Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

7.4. Deberes de VITOCSA respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio.

– Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presente violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

– Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Autoridad.

VIII. FINALIDADES CON LAS QUE SE TRATARÁN LOS DATOS PERSONALES
VITOCSA podrá tratar los datos en cada una de las áreas internas de la empresa para recolectar, actualizar, procesar, almacenar, usar, circular y suprimir la información conforme a la política y así mismo poder cumplir con las finalidades que se describen a continuación:

VIII.1. Base de datos de empleados.
– Desarrollar el proceso de selección, evaluación y vinculación laboral.

– Gestionar la participación de empleados en programas Corporativos o Sociales.
– Envío de desprendibles de nómina y demás reportes de prestaciones sociales para forma física o electrónica.

-Administrar los datos del colaborador y su familia, para temas relacionadoscon remuneraciones, contribuciones, obligaciones, prestaciones, impuestos y demás información necesaria (servicio médico, formación, entre otros).

– Utilizar los datos sensibles de los empleados para fines informativos y administrativos como los datos de la salud (historias clínicas o exámenes productos de incapacidades)

– Gestionar los contactos (llamadas telefónicas) necesarias para trámites laborales.

– Desarrollar y gestionar procesos y/o campañas de seguridad y salud en el trabajo.

– Administrar comunicaciones de tipo interno.

– Gestionar la correcta integración de los datos y los expedientes del personal y la generación de documentos y datos solicitados por el colaborador.

– Administrar y gestionar los números de cuentas bancarias para temas de nómina.

VIII.2. Base de datos candidatos o aspirantes.

– Realizar la gestión administrativa interna y externa para la ejecución transparente del proceso de selección del personal.

– Envío de comunicaciones programadas por la Compañía para realizar las
diferentes pruebas de selección.

– Corroborar cualquier requerimiento que se ocasione en desarrollo delproceso de selección.

– Verificar referencias laborales, académicas y personales del aspirante.

– Adelantar el proceso de vinculación en general del personal seleccionado.

Remitir a través de correo electrónico, celular o dispositivo móvil, víamensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación -creado o por crearse-, o través decorreo físico, comunicaciones relacionadas con el proceso de selección adelantado por EL RESPONSABLE, o con cualquier fin institucional de ELRESPONSABLE.

– Solicitar información a las instituciones educativas y/o antiguos empleadores
a los que se hace referencia en la hoja de vida, con el propósito de validar los datos allí contenidos.

– Tramitar lo pertinente para la realización de pruebas psicotécnicas y cognitivas, estudio de seguridad y salud ocupacional, en desarrollo del proceso de selección adelantado por EL RESPONSABLE.

VIII.3. Base de datos Contratistas y proveedores.
– Ejecutar las actividades propias de la empresa para cumplir su objeto social.

– Consultar información en las listas de control como las centrales deinformación, procuraduría, contraloría, Policía Nacional, DIJIN con el fin de preservar la confianza y transparencia entre el titular de los datos y la
empresa.

– Soportar procesos de auditoría interna o externa.
– Registrar información de proveedores (activos e inactivos) en las bases de datos de la empresa, para el envío y verificación de información contractual, comercial y obligacional a que hubiere lugar.

– Para el manejo interno de los datos, éstos podrán ser conocidos por el
personal autorizado de la Compañía, lo cual incluye la Asamblea General deAccionistas, la Revisoría Fiscal y los Gerentes.

– Gestionar los diferentes procesos de pago que se encuentren a cargo de VITOCSA.
– Eventualmente contactar vía correo electrónico o por cualquier otro medio, a personas naturales para administrar la compra de productos y servicios.

– Controlar el acceso físico y logístico a instalaciones y activos de la Compañía.

VIII.4. Base de datos clientes.
– Ejecutar la relación contractual existente con el cliente y/o gestiones de contacto (llamadas de actualización, pagos no realizados, pagos erróneos).

– Proveer los servicios y/o productos requeridos.

– Informar sobre nuevos productos o servicios y/o sobre cambios de los
mismos.

– Evaluar la calidad del servicio.

 Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensaje de texto o a través de cualquier otro análogo y/o digital, información comercial, publicitaria o promocional sobre los productos y servicios prestados por VITOCSA.

– Notificar gestiones de cobranza y conciliación de cartera.
– Actualizar información (cruce de información).

VIII.5. Base de datos Accionistas.
– Elaboración de los certificados de composición accionaria.
– Registro de actas.
– Causación y pago de utilidades.

IX. SOLICITUD DE AUTORIZACION AL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
VITOCSA, con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, solicitará al titular de los datos personales su autorización para efectuar su recolección y tratamiento. Para obtener la autorización es necesario informarle al Titular del dato personal, de forma clara y expresa lo siguiente El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

– El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

– Los derechos que le asisten como Titular previstos en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012.
– La identificación, dirección física o electrónica y teléfono de VITOCSA.

El consentimiento del titular se debe obtener a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. En caso de solicitud por parte del Titular de copiadicha autorización, VITOCSA debe suministrarla.
La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
-Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de
sus funciones legales o por orden judicial.

– Datos de naturaleza pública.
– Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos,
estadísticos o científicos.

X. TRATAMIENTO ESPECIAL DE DATOS SENSIBLES Y DE MENORES VITOCSA solo tratará datos personales sensibles para lo estrictamente necesario; en el evento que se recolecten datos personales sensibles tales como los biométricos, de origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales y de

derechos humano o que promuevan intereses de cualquier partido político, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, VITOCSA deberá informar la finalidad y el Titular podrá negarse a autorizar su recolección y tratamiento.

VITOCSA solo tratará datos personales de menores de edad cuando estos sean de naturaleza pública o provengan de la información suministrada por empleados o
contratistas al momento de su vinculación laboral o de prestación de servicios. Lo
anterior, de conformidad con lo establecido en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012.

XI. TRANSFERENCIA INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES
VITOCSA actualmente no realiza transmisión o transferencia internacional de datos personales. En el evento en que la Compañía envíe o transfiera datos a otro país será imprescindible contar con la autorización del titular de la información que es
objeto de transferencia. Salvo que la ley diga lo contrario, es premisa necesaria dicha autorización para efectuar la circularización internacional de datos.

En este sentido, los obligados a cumplir esta política deberán verificar que se cuenta con la autorización previa, expresa e inequívoca del titular que permita trasmitir sus datos personales.

La transferencia Internacional de datos personales se realizará únicamente a terceros con quien VITOCSA, tenga vínculo contractual, comercial y/o legal.

XII. AREA RESPONSABLE Y PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DE LOS TITULARES. El área encargada para velar por el cumplimiento de la presente política será la Gerencia. Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento, ejercer los derechos de conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización del uso de sus datos, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012.

XII.1. Consultas
Todas las consultas que realice el titular o sus causahabientes para conocer sus datos personales que reposen en las bases de la Compañía. La consulta se formulará por el correo electrónico asistgerencia@vitocsa.com. y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro del término anterior, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

XII.2. Reclamos
Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar o suprimir datos o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 y en la presente política

La petición, queja o reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y los documentos que se quieran hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo se procederá a realizar la investigación y la solución, la cual se deberá atenderse en un término de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibido.

Cuando no fuera posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos
de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación de la autorización de datos personales son personalizados y podrán ser ejercidos únicamente por el titular. No obstante, el titular podrá actuar a través derepresentante legal o apoderado cuando aquel se encuentre en situación de incapacidad o minoría de edad, hechos que le imposibiliten el ejercicio personal de los mismos, en cuyo caso será necesario que el representante legal o apoderado acredite tal condición.Con el objeto de facilitar el ejercicio de estos derechos, VITOCSA pone a disposiciónde los interesados, los formatos físicos o electrónicos adecuados a esta finalidad.

XIII. VIGENCIA
La presente política rige a partir del 15 de diciembre de 2022, reemplazando en sutotalidad las políticas expedidas anterior a esta fecha.